Cree una Estructura de Datos

La estructura de datos simplifica el diseño de formularios con campos y preguntas de diferentes tipos

Diseñe las estructuras de los reportes que utilizará para ingresar datos en el sistema. Estos reportes funcionan como formularios con diferentes campos cualitativos y cuantitativos.

Tabla de contenidos

1. Crear un Reporte
2. Propiedades del Reporte
3. Creación de Estructuras de Reporte Sencillas
4. Creación de Estructuras de Reporte Avanzadas

Crear un Reporte

Diríjase a Admin > Datos > Estructura de reportes

Esto abrirá un tablero que contiene todas las estructuras de reportes del sistema, con sus títulos y el número de campos que contiene cada una.

1. Para añadir un reporte nuevo, haga clic en el ícono de + en la parte superior derecha;

2. Esto abrirá una nueva pestaña donde la pantalla se divide en tres secciones:

   • En el lado izquierdo, se encuentran los campos, que se pueden arrastrar y soltar en la segunda sección central del reporte - consulte más sobre estos campos aquí;

   • En el lado derecho, se encuentran el panel de propiedades del reporte.
3. Los campos se incluyen en secciones en AKTEK iO. Para empezar, por lo tanto, primero debe agregar una sección. Para hacerlo, agregue un título a la Sección y haga clic en Guardar.
   
   

4. Para añadir el primer campo al reporte, simplemente arrastre y suelte una opción de la lista (por ejemplo: Texto libre) en la izquierda hacia la nueva sección creada. Esto abrirá las opciones para este nuevo campo y una vez que se hayan configurado, haga clic en el botón Guardar debajo del campo para guardarlo;

5. Una vez que el campo ha sido guardado se encontrará en el centro en su tabla de sección, mostrando el tipo de campo, el nombre del campo y listando algunos botones de opción.
   
   

6. Haga clic en el ícono de papelera para eliminar, en el ícono de lápiz para editar, en el ícono de duplicado para duplicar el campo (con toda su configuración), y en el ícono similar a una X para mover el campo a otra sección (o crear una nueva). Las mismas acciones (excepto la opción para mover campos) están disponibles a nivel de sección, donde el duplicado copiará toda la sección con todos los campos incluidos.
   
   A nivel de campo, también existe el ícono de cuadrícula para mostrar este campo en la vista de tabla. Los campos con el ícono de cuadrícula en verde aparecerán en la vista de tabla cuando se consulten los datos, y los campos con el ícono de cuadrícula gris no aparecerán en la vista de tabla, pero estarán visibles cuando se vea un registro completo en el reporte.
   
   
   
   

7. Una vez que haya terminado con su reporte, utilice el panel de propiedades de la parte derecha para establecer el Nombre del Reporte y su Descripción, elija su carpeta de Ubicación e introduzca un código de Designación - Más detalles aquí;

8. Puede revisar qué campos aparecerán en la visualización de la tabla para ese informe usando el menú de Tabla de Datos para reorganizar los campos que deben mostrarse en qué orden, mediante la función de arrastrar y soltar;

9. Una vez que esté satisfecho con el informe y su configuración, haga clic en el botón Guardar de color verde situado en la parte superior.
   
   

Propiedades del Reporte

A la derecha del reporte, usted puede definir y actualizar las siguientes propiedades:

1. Nombre del reporte: es obligatorio, pero el resto de propiedades son opcionales;
2. Descripción del reporte;
3. Ubicación: carpeta donde se guardará el reporte. Por defecto, se guardará en la página de explorar (inicio);
4. Designación: Es el prefijo que aparecerá antes del ID de cada número de registro;
5. Etiquetas:
   • Las etiquetas creadas se mostrarán en una lista de opciones y también se mostrarán al empezar a escribir. Para crear una nueva etiqueta, escriba la nueva palabra clave y haga clic en crear, que se mostrará como la primera opción;
   • Después de crear la etiqueta, debe buscarla de nuevo y seleccionarla. No olvide guardar su estructura de reporte;
   • Las etiquetas se pueden usar para categorizar sus estructuras de datos. En la visualización de lista de todas las estructuras de datos, busque un nombre de etiqueta y se mostrarán todas las estructuras de datos que tengan esta etiqueta;
   • Para eliminar una etiqueta, consulte la página de Configuración de la Empresa.
6. Permitir etiquetas de registro: Cuando esté activada la opción, se creará automáticamente una columna de etiqueta automáticamente en el reporte donde el usuario podrá agregar una nueva etiqueta o una ya existente. 
7. ¿Forzar al usuario a rellenar este campo?: Una vez permita las etiquetas de registros, puede habilitar esta opción para que agregar etiquetas sea obligatorio. Cuando esta opción está habilitada, el campo "etiqueta" para cada registro no podrá estar vacío.
8. Registros de auditoría:
   • Una vez habilite la opción Almacenar historial de cambios de registro, podrá verificar el historial de cada registro en la estructura de datos desde este momento en adelante.
   • El botón Historial aparecerá junto con otras acciones que se pueden aplicar a nivel de registro.
   • Esta opción solo se mostrará si la opción Registro de auditoría está habilitada en la licencia de la empresa.
9. Ícono o color personalizado: puede elegir un ícono o color personalizado para este reporte para categorizar o diferenciar visualmente sus reportes.
10. Tabla de datos: arrastre y suelte para cambiar el orden de las columnas en la visualización de la tabla del reporte.
11. Funcionalidades:
    • iQ Areas: se activará automáticamente para las estructuras de datos creadas o editadas por las consultas de iQ Areas (la funcionalidad de iQ Areas está sujeta a su licencia). Cuando esté habilitada, le permitirá crear automáticamente una consulta de ID de dispositivo anónimo desde el mapa directamente. (Consulte la página de iQ Areas para más detalles).
    • Series de tiempo: cuando esté habilitado, tendrá la fecha/campo de su estructura de datos. Esto desbloqueará las opciones de las series temporales en el mapa. 
    • Georreferenciado: cuando está habilitado, deberá indicar el nombre y el campo GPS.
    • Las otras funcionalidades están relacionadas con la herramienta de iQ Web.

Creación de Estructuras de Reporte Sencillas

1. En este caso vamos a crear un reporte sencillo sobre países y algunos datos relevantes. Para esto, comenzaremos añadiendo un campo de Texto para el “Nombre” del país.
   
   Hacer que este campo sea obligatorio le permitirá asegurar que cada usuario que introduzca una nueva fila de datos añada esta información básica, puede habilitar esta opción haciendo clic ¿Forzar al usuario a rellenar este campo?

2. En este caso también añadiremos un campo de imagen para darle al usuario una alternativa para agregar una imagen de la bandera relacionada con el país en cuestión;

3. Por último, puede añadir cualquier campo relevante para su reporte. En este caso, añadiremos un campo de color para codificar los datos por colores en función del país seleccionado.
   
   

4. Ahora, crearemos un reporte para añadir información sobre las “Ciudades” conectándolas a los diferentes países añadidos al reporte anterior;

5. Cree campos básicos como Nombre siguiendo los pasos mencionados anteriormente. Para añadir una variable más a este reporte sencillo, agregaremos un campo de Número Decimal para que los usuarios puedan introducir datos sobre su población.
   
   Usted puede definir el tipo de número que quiere que introduzca el usuario y un rango en caso de que quiera asegurar la integridad de los datos;

6. Ahora, para conectar esta base de datos de Ciudades con los respectivos Países en los que se encuentran, arrastre y suelte un campo de Referencia, seleccionando el reporte de Países y el nombre para el campo de visualización.
   
   

Creación de Estructuras de Reporte Avanzadas

1. En este caso, construiremos una base de datos de Empleados creando una estructura de reporte para mantener un registro de cualquier cambio de estado e información relevante del empleado. Añada un campo de Texto para que los usuarios puedan incluir diferentes nombres de empleados;

2. A continuación, añada un campo de Referencia para poder conectar a sus empleados con su país de residencia y seleccione Añadir botón de creación de nueva entrada para poder añadir nuevos países en caso de que no estén incluidos en su tabla de referencia;

3. Ahora, utilice una Referencia Conectada para mostrar solo las Ciudades basadas en el País que seleccionó para su Empleado. Para esto, seleccione el país como estructura de datos conectada y luego añada su estructura de datos de ciudades. Esto solo funcionará si sus dos estructuras de datos están conectadas entre sí, como se explicó en la creación de reportes sencillos.
   
   

4. Conecte sus Empleados entre sí haciendo referencia al reporte actual de Empleados y añadiendo el campo de Referencia Múltiple para poder seleccionar más de una persona;

5. Ahora, si desea añadir a alguno de sus Empleados a grupos de trabajo específicos para posteriormente establecer notificaciones, utilice el Campo de Aplicación para poder seleccionar los Grupos existentes en AKTEK iO;

6. Finalmente, añada un Campo Automático para permitir que AKTEK iO registre el Usuario actual o la Hora actual en la que introduce una nueva fila de datos. Para nuestro ejemplo, añadiremos Hora actual y activaremos la opción de Actualizar este campo cuando se edite el informe para ver la última vez que se editó o se cambió la información del empleado.